Politika privatnosti
Uvod
Ovom Politikom privatnosti uređuju se sva bitna pitanja obrade podataka o ličnosti u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti (“Sl. glasnik RS” broj 87/2018) – (u daljem tesktu: Zakon).
Lice koje je odgovorno za primenu Zakona i ove politike privatnosti je konsultantska kuća Lotse.
Lotse je lice koje pruža usluge iz oblasti razvoja biznisa i organizacije, pre svega savetuje kompanije u pogledu definisanja strategija, transformacije poslovanja, transformacije sektora ljudskih resursa, unapređenja u organizacionoj kulturi, razvoju liderstva, identifikaciji i razvoju talenata. Kako bismo pružili te usluge, naši poslovni partneri od nas mogu da zatraže da uradimo analizu i procenu (eng. assessment) zaposlenih koje oni odaberu ili analizu i procenu stanja u organizaciji po pitanju svih usluga koje pružamo.
Lotse se u određenim slučajevima obrade podataka o ličnosti pojavljuje kao Rukovalac, ali se, imajući u vidu usluge koje pružamo ka našim saradnicima i poslovnim pratnerima, češće pojavljujemo u ulozi Obrađivača podataka o ličnosti, te želimo da ovom Politikom privatnosti detaljno uredimo odnose sa poslovnim partnerima po pitanju te obrade, kao i da upoznamo partnere i lica čije podatke obrađujemo o svim relevantnim informacijama o obradi koju vršimo.
Definicije
Pojmovi i termini upotrebljeni u ovoj Politici privatnosti imaju sledeće značenje:
„Rukovalac“ – jeste lice koje određuje svrhu i način obrade podataka o ličnosti. To će najčešće biti naš poslovni partner koji nam se obratio sa zahtevom za pružanje neke od usluga koje nudimo, a pri čijem vršenju dolazi do obrade podataka o ličnosti;
„Obrađivač“ – jeste lice koje obrađuje podatke u ime Rukovaoca i u skladu sa uputstvima Rukovaoca. Imajući u vidu prirodu usluga koje pružamo, mi ćemo se najčešće pojavljivati u ulozi Obrađivača;
„Lice čiji se podaci obrađuju“ – jesu zaposleni ili na drugi način radno angažovana lica kod Rukovaoca čiji podaci se obrađuju;
„Procena ili Assesment“ – u kontekstu ljudskih resursa označava proces procene sposobnosti, znanja, potencijala ili performansi zaposlenih. Ovaj proces može imati različite svrhe, od selekcije novih zaposlenih, preko razvoja i obuke postojećih zaposlenih, do planiranja nasleđivanja i promocije unutar kompanije. Takođe, može se odnositi i na procenu stanja u celokupnoj ili delu organizacije u kojoj se radi procena.
“Uputstvo” – znači pisano uputstvo koje je Rukovalac izdao Lotseu u vezi sa podacima o ličnosti u skladu sa članom 45. stav 4. tačka 1. Zakona. (dalje u tekstu: Uputstvo/a). Lotse će podatke obrađivati isključivo u ime i na osnovu Uputstava Rukovaoca.
Koji podaci se obrađuju
U određenim slučajevima Lotse se pojavljuje u ulozi Rukovaoca, a češće ćemo se pojaviljvati u ulozi Obrađivača. U zavisnosti od vrste podataka koje obrađujemo, iste svrstvamao u dve grupe podataka i to:
1) Poslovni partneri sa nama dele podatke o ličnosti svojih zaposlenih u cilju izrade procene i projekata razvoja biznisa i organizacije.
Podaci o ličnosti se obrađuju na osnovu ugovornog odnosa nas i naših poslovnih partnera. U tom odnosu naši Poslovni partneri se nalaze u statusu Rukovaoca, u smislu odredbi Zakona, jer oni određuju koje podatke o ličnosti ćemo obrađivati, svrhu i način obrade tih podataka, a mi se pojavljujemo u statusu Obrađivača jer obrađujemo podatke u ime Rukovaoca na osnovu izdatih Uputstava. To su najčešće sledeći podaci o ličnosti:
• ime i prezime;
• vrsta i stepen stručne spreme / nivo i podnivo kvalifikacije;
• osposobljenost za obavljanje određenih poslova (podaci o stečenim veštinama, znanju i sposobnostima, poznavanju stranih jezika, pohađanim obukama, radnom iskustvu, posedovanju vozačke dozvole);
• naziv i opis poslova koje zaposleni trenutno obavlja;
• mesto rada;
• službena e-mail adresa;
• broj mobilnog telefona;
• i, po potrebi i nalogu Rukovaoca, drugi neophodni podaci radi izvršenja naših usluga.
Nakon završetka procene mi našim Poslovnim partnerima dostavljamo kompletan izveštaj o konkretnom zaposlenom u skladu sa pisanim Uputstvom Rukovaoca. Zaposleni, čije smo podatke obrađivali, su unapred obavešteni od strane Rukovaoca, tj. njihovog poslodavca, o svrsi obrade i vrsti podataka koji se obrađuju, te o tome da ćemo konačne rezultate obrade dostaviti Rukovaocu.
2) Fotografije i/ili video zapisi učesnika događaja u organizaciji Lotse-a
U nekim slučajevima možemo organizovati različite korporativne događaje sa ciljem međusobnog umrežavanja nas i naših poslovnih partnera i u cilju promocije usluga koje Lotse može da ponudi ili tokom rada na projektu kod našeg klijenta (Rukovaoca) možemo organizovati fotografisanje i/ili snimanje učesnika i sprovedenih aktivnosti na projektu.
Na događajima opisanim u prethodnom pasusu, možemo fotografisati i/ili snimati učesnike. Učesnike ćemo uvek, prethodno, pitati da li su saglasni sa fotografisanjem i/ili snimanjem i korišćenjem fotografija i/ili video zapisa na kojima se oni pojavljuju.
U narednim poglavljima deo označen sa brojem 1) se odnosi na podatke o ličnosti iz ovog poglavlja označene sa tim brojem, a delovi označeni sa brojem 2) se odnose na podatke iz ovog poglavlja pod tim brojem.
Kako se podaci prikupljaju
Poslovni partneri mogu od nas zahtevati izradu procene za konkretnog zaposlenog, za čitave timove u njihovoj organizaciji ili za čitavu orgaizaciju. Poslovni partneri sa nama dele podatke iz prethodnog poglavlja, tačke 1., na način da nam iste dostavljaju pisano, putem e-mail komunikacije.
Podatke iz prethodnog poglavlja, tačke 2., prikupljamo sami ili lica koja smo angažovali radi prikupljanja tih podataka.
Svrha obrade
1) Naši Poslovni partneri, kao Rukovaoci, isključivo određuju svrhu obrade podataka o ličnosti njihovih zaposlenih, a u cilju izrade procene. Svrha obrade ovih podataka može biti:
• procena potencijala zaposlenih;
• izrada ličnog plana razvoja;
• izrada predloga karijernog puta;
• bilo koje druge svrhe za koju je, u tom trenutku, Rukovalac zatražio obradu i pribavio potrebnu saglasnost ili drugi zakonski osnov.
2) Svrha obrade fotografija i/ili video zapisa iz tačke 2) odeljka „Koji podaci se obrađuju“ je promocija rada i usluga koje nudimo našim klijentima. Takve fotografije i/ili video zapisi se mogu koristiti na našem sajtu, kao i na društevnim mrežama poput LinkedIn-a, u korporativnoj prezentaciji koja se koristi za prezentaciju portfolia usluga potencijalnim klijentima, a sve radi prezentovanja rada Lotse-a, obaveštavanja o održanim korporativnim događajima i proslavama u našoj organizaciji i sl.
Pravni osnov obrade
1) Osnov obrade podataka o ličnosti za koje radimo procene jeste ugovor koji zaključujemo sa Rukovaocem.
Uvek ćemo sa Rukovaocem zaključiti ugovor u pisanom obliku, što može obuhvatati i elektronski oblik, kojim se uređuje predmet i trajanje obrade, priroda i svrha obrade, vrsta podataka o ličnosti i vrste lica o kojima se podaci obrađuju, tehničke i organizacione mere, kao i prava i obaveze Rukovaoca i Lotsea.
Rukovalac je obavezan da daje uputstva i smernice Lotseu koje je Lotse dužan poštovati, osim ukoliko smatra da se na taj način krše odredbe Zakona.
2) Osnov obrade podataka o ličnosti na fotografijama i/ili video zapisima jeste saglasnost koju nam daju fizička lica.
Prilikom učestvovanja na nekom od događaja u organizaciji Lotse-a uvek ćemo sve prisutne učesnike i goste, ako planiramo fotografisanje i/ili snimanje, pitati da li su saglasni da se oni nalaze na tim materijalima i da se isti koriste u svrhe za koje je to određeno. Ta lica imaju mogućnost da daju svoju saglasnost tako što će potpisati izjavu o saglasnosti ili da uskrate svoju saglasnost. Ako saglasnost nismo dobili, trudićemo se da ta lica ne fotografišemo i ne snimamo, a u slučaju da se oni ipak nađu na nekoj od grupnih fotografija i/ili video zapisa te materijale ili nećemo koristiti za gore pomenute svrhe ili ćemo na prigodan način sakriti lik lica koje je uskratilo saglasnost.
Deljenje podataka sa trećim stranama
Pristup podacima koje obrađujemo imaće zaposleni kod Lotsea kojima je to neophodno radi izvršenja svrhe i načina obrade i evetnualnih drugih instrukcija koje smo dobili od Rukovaoca. Obavestićemo i obavezati naše zaposlene na obavezu čuvanja podataka o ličnosti koje obrađuju. Ova obaveza čuvanja i neotkrivanja važi i nakon prestanka radnog odnosa zaposlenog.
Podatke koje obrađujemo možemo u nekim situacijama deliti sa drugim Obrađivačima (podobrađivači). Kada ima potrebe za tim, sa podobrađivačima ćemo uvek zaključiti ugovor koji sadrži odredbe o zaštiti podataka o ličnosti i obavezuje ih da te podatke adekvatno obrađuju i čuvaju tokom obrade, te da ih na adekvatan način brišu odmah po prestanku obarade.
Nakon ispunjenja svrhe obrade, podatke dostavljamo Rukovaocu koji dalje upravlja sa njima, određuje način čuvanja i period čuvanja tih podataka, kao i ispunjenje drugih obaveze koje propisuje Zakon.
Sigurnost podataka i period čuvanja podataka
Preduzimamo sve tehničke i organizacione mere kako bismo Vaše podatke zaštitili od gubitka, izmena ili pristupa trećih lica, u skladu sa članom 50. Zakona.
Podatke koje obrađujemo čuvamo samo onoliko vremena koliko je neophodno kako bismo ispunili svrhu obrade i podatke dostavili Rukovaocu, u skladu sa Uputstvima Rukovaoca.
1) Nakon okončanja ugovorenih radnji obrade, a na osnovu odluke i Uputstva Rukovaoca, brišemo ili vraćamo Rukovaocu sve podatke o ličnosti i brišemo sve kopije podataka, osim ako je Zakonom propisana obaveza čuvanja podataka. Ukoliko nemamo nikakva drugačija Uputstva od Rukovaoca maksimalan rok za koji čuvamo podatke koje smo obrađivali iznosi 6 (šest) meseci od poslednje radnje obrade tih podatak.
2) Fotografije i/ili video zapise čuvamo do povlačenja saglasnosti lica. Svoju saglasnost možete da povučete u svakom trenutku dostavljanjem pisane izjave o tome Lotse-u. Ukoliko povučete svoju saglasnost obavezujemo se da fotografije i/ili video zapise na kojima se nalazite uklonimo ili na prigodan način prikrijemo Vaš lik.
Korišćenje kolačića i sličnih tehnologija
Kolačići predstavljaju male tekstualne datoteke koje Vam mogu pomoći da poboljšate svoje iskustvo sa web stranicom i olakšate interakciju sa nama. To može uključivati čuvanje vaše lokacije ili podešavanja jezika, kako ne biste morali ponovo da unosite informacije prilikom ponovne posete sajta.
Koristimo isključivo analitičke kolačiće. Naša web stranica koristi Google Analytics uslugu za web analitiku koju pruža Google, Inc. (“Google”). Google Analytics koristi kolačiće za prikupljanje informacija o vašem korišćenju web stranice, uključujući IP adresu, informacije o uređaju (tip uređaja, operativni sistem, model hardvera), informacije o pregledaču (tip, verzija, podešavanja), podatke o interakciji (posete stranica, vreme provedeno na stranici, klikovi na linkove), demografske informacije (starost, pol, interesovanja) i informacije o izvoru saobraćaja (pretraživači, društvene mreže, direktne posete). Ove informacije se koriste za analizu korišćenja web stranice, praćenje performansi i poboljšanje korisničkog iskustva, kao i za optimizaciju marketinških strategija. Svi podaci su agregirani i anonimni, osiguravajući da se pojedinačni korisnici ne mogu lično identifikovati. Možete upravljati svojim preferencijama za kolačiće kroz postavke pregledača ili se isključiti iz praćenja putem Google Analytics-a instaliranjem Google Analytics Opt-out Browser Add-on.
Ne koristimo nikakve kolačiće koji se tiču korisničkih naloga (tu opciju ni ne nudimo na našem sajtu), kao ni kolačiće za reklame te ni kolačića za treće servise koji se bave preprodajom podataka posetilaca sajta.
Prava lica na koje se podaci odnose
U skladu sa zakonskim odredbama imate pravo na pristup svojim podacima, ispravku, brisanje, odnosno ograničenje obrade podataka, prenosivost podataka i pravo na prigovor (uključujući pravo na pritužbu kod nadzornog organa i pravo na sudsku zaštitu). Naša uloga kao Lotse-a je da pomažemo Rukovaocu u ispunjavanju navedenih obaveza, kao i u odnosu na zahteve za ostvarivanje prava lica na koje se podaci odnose (Glava III. Zakona), takođe pomažemo Rukovaocu u ispunjavanju obaveza iz člana 50. i 52. Zakona, uzimajući u obzir prirodu obrade i informacije koje su dostupne, odnosno mi ispunjavamo te obaveze kada se mi nalazimo u svojstvu Rukovaoca.
Poslove nadzornog organa u Republici Srbiji u vezi sa zaštitom podataka o ličnosti obavlja Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti. Poverenik je nezavisan i samostalni organ vlasti ustanovljen na osnovu Zakona, koji je nadležan za nadzor nad sprovođenjem Zakona o zaštiti podataka o ličnosti, kao i obavljanje drugih poslova propisanih zakonom.
Veb-sajt Poverenika je: https://www.poverenik.rs , kontakt email: office@poverenik.rs
Uvek se možete obratiti Rukovaocu za bilo kakvo pitanje, pritužbu, pojašnjenje ili ostvarenje nekog drugog prava. Rukovaoci treba da urede postupak i način obraćanja lica čiji se podaci obrađuju.
U cilju adekvatne zaštite podataka o ličnosti i nepristrasnog pristupa prilikom upita ili eventualnih prigovora Lotse je imenovao lice za zaštitu podataka o ličnosti – Marinu Matić. Za sva pitanja i informacije u vezi sa obradom i zaštitom podataka o ličnosti ili u vezi sa ovom Politikom privatnosti možete se obratiti licu zaduženom za zaštitu podataka putem email adrese: marina.matic@lotse.rs
Završne odredbe
Ova Politika privatnosti stupa na snagu dana 15.11.2024. godine.
Politika privatnosti može biti izmenjena ili dopunjena, u zavisnosti od potreba i promene procesa u Lotse, promene zakonskih okvira ili na zahtev nadležnog organa (Poverenika za zaštitu informaciju od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti).
Preporučuje se da korisnici redovno prate izmene i dopune Politike privatnosti koje će biti objavljene na ovoj stranici.
U Beogradu, dana 15.11.2024. godine
AGENCIJA ZA KONSULTANTSKE USLUGE
“LOTSE” BEOGRAD